Kollaboration fern vom Büro und nur über technische Werkzeuge ermöglicht neue Formen der Zusammenarbeit – mit Stärken und Herausforderungen. Eine wesentliche Stärke ist die sehr fokussierte, effiziente gemeinschaftliche Arbeit in der sich jeder leicht einbringen kann. Den dabei entstehenden Herausforderungen begegnen wir bei Europace mit den nachfolgenden Prinzipien. Ein Leitfaden von Dr. Julia Schenk und Isabel Drost-Fromm, basierend auf Industrially Usable Distributed Pair Programming, Julia Schenk, Dissertation, 2018, http://dx.doi.org/10.17169/refubium-938

Haltung bei verteiltem Arbeiten

Jeder trägt Verantwortung Jeder ist dafür verantwortlich, dass die verteilte Zusammenarbeit im Team funktioniert. Virtuelle Zusammenarbeit profitiert von aktiver Teilnahme:

  • Wir achten darauf, dass alle erforderlichen Teilnehmer aktiv hinzugezogen werden.
  • Wir achten darauf, dass alle erforderlichen Teilnehmer dabei sind und informiert sind. Das bedeutet:
    • Jeder bringt sich selbst aktiv ein und wartet nicht, ob er “hinzugeholt” wird.
    • Wir kontaktieren remote-Kollegen genauso, wie Kollegen vor Ort.
    • Auch eine Nichtteilnahme ist durch Absage transparent zu machen, damit andere nicht nach dir suchen.
  • Jeder achtet darauf, dass Meetings remote-fähig sind und alle remote-Teilnehmer dabei sind.

Vermeidung des “Dead-End Gefühls” Aus Respekt den Kollegen gegenüber sollten alle um eine klare Kommunikation bemüht sein:

  • Erreichbarkeit und Nicht-Erreichbarkeit sollten klar kommuniziert werden
    • Es empfiehlt sich ein zeitnahes Reagieren auf Anfragen. Mindestens eine Bestätigung, dass die Anfrage eingegangen ist, sollte erfolgen, auch, um als verfügbares, leicht zu kontaktierendes Teammitglied wahrgenommen zu werden.
  • Aufeinander achten: Auch im Homeoffice eine feste Routine etablieren, um einfach in den Arbeitsmodus zu finden und einfach wieder herauszufinden. 

Stärken der Remote-Kollaboration sehen Bei der verteilten, gleichberechtigten Kollaboration kann jeder in seinem Tempo von seinem eigenen Rechner Leistung einbringen.

Offenheit und Vertrauen Das Team sollte jeden in der gemeinsamen Arbeitsumgebung interagieren lassen und offen für positive Überraschungen sein, so dass dadurch ein gemeinsames Ergebnis entstehen kann.

Definierte Prozesse und Routinen Als Team solltet ihr definierte Prozesse und Routinen haben und diese einhalten: 

  • Regelmäßiger Synchronisationspunkt sollte mindestens einmal täglich sein. 
  • In der Synchronisation soll Verständnis zum Ablauf der gemeinsamen Arbeit geschaffen werden.
  • Bei Ad-hoc Meetings müssen alle remote-Teilnehmer aktiv hingezogen werden.

 

Verteilte Zusammenarbeit organisieren

Einladungen immer remote-kompatibel Bei jedem Meeting sollte die remote-Einladung mit in die Termineinladung integriert werden.

Schnelles und einfaches Setup
Die Technik soll vor Meeting-Beginn stehen und jeder muss sich leicht verbinden können.

  • Rechtzeitig sicherstellen, dass notwendige VPN-Tunnel funktionieren.
  • Anmeldung müssen im Kollaborations-Tool geprüft und rechtzeitig vorgenommen werden
  • In die Termineinladung sind zu integrieren: Die Links zum Kollaborations-Tool und/oder zu Dokumenten, an denen gearbeitet wird, werden mit in die Termineinladung kopiert.
  • Bei Bedarf kann auch die Chat-Funktion als Backchannel für Kommentare genutzt werden.
  • Bei Bedarf kann auch LAN statt WLAN benutzt werden.
  • Bitte nutzt Kopfhörer, um Feedbackloops beim Ton zu vermeiden.
  • Teilnehmer, die nicht sprechen, sollten sich stummschalten um Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
  • Tools wie WebEx ermöglichen die Einwahl über eine deutsche Telefonnummer. Dies kann bei Bandbreitenproblemen ein sinnvoller Fallback sein.

EIN Tool für individuelles und kollaboratives Arbeiten Idealerweise ist es nicht nötig, das Tool zu wechseln, egal ob man allein oder in der Gruppe arbeitet. Bitte nutzt Groupware (bsp. Google Suite), mit der alle Beteiligten sich gleichberechtigt einbringen können.

Einfachheit und Bedienbarkeit gehen vor – es gibt kein perfektes Tool. Wir nehmen das, was allen zur Verfügung steht und womit jeder umgehen kann. Text, Kästchen und Pfeile in Google Slides sind vielleicht nicht schön, erfüllen für die meisten Fälle aber ihren Zweck und sind leicht zu bedienen. Der schöne Nebeneffekt: die Ergebnisse sind dokumentiert.

Invest in Technology Die eingesetzten Tools für die Kommunikation und Kollaboration müssen ausgereift und von hoher Qualität sein.

 

Verteilte Zusammenarbeit im virtuellen Arbeitsbereich

Vorbereitung und asynchrones Arbeiten Durch die Vorbereitung von Meetings kann auch die asynchrone Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung angeregt werden. Oft sind es nur wenige Dinge, die synchron erarbeitet oder geklärt werden müssen. Asynchrones Arbeiten macht synchrone Meetings effizienter und jeden zeitlich flexibler. Ein “Pull Request-Prozess” wie bspw. in GitHub hilft, asynchron im Team an Änderungen zu arbeiten.

Einer remote, alle remote Alle finden sich über Meeting-Software im virtuellen gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen und agieren als gleichgestellte Teilnehmer. Dabei ist gleichzeitiges Sprechen/Diskutieren bei verteilter Arbeit zu vermeiden. Stimmen sind schwer voneinander zu trennen. Bitte beherzigt die “Es spricht nur einer”-Regel und sprecht Abweichungen direkt an.

Moderation klären und nutzen Ein Moderator kann remote-Teilnehmer aktiv und der Reihe nach ansprechen und die Steuerung des Dialogs vornehmen.

Nur im gemeinsamen Sichtbereich interagieren Alle Teilnehmer sehen das gleiche, sind also gleichberechtigt in dem, was sie sehen können. Niemand sollte etwas tun, was nicht alle Teilnehmer sehen können.

  • Whiteboards und Post-Its sind für die Integration von remote-Teilnehmern problematisch. 
  • “Workspace-Awareness”: Im Kollaborations-Tool soll sichtbar und verfolgbar sein, wer gerade auf welcher Seite unterwegs ist und was er dort tut.
  • Die Nutzung des Kollaborations-Tools sollte bevorzugt verwendet werden, anstelle von Screensharing eines Teilnehmers.
  • Screensharing sollte nur genutzt werden, wenn keine Interaktion erforderlich ist.

Gleichberechtigte Interaktion Alle Teilnehmer sollen aktiv am Prozess mitwirken, Artefakte und Ergebnisse bearbeiten können. Alle Beteiligten sollen aktiv dazu eingeladen sein und ihre Bearbeitungsmöglichkeiten nutzen. 

  • Groupware muss allen Beteiligten ein synchrone, aktive Teilnahme ermöglichen (real-time Groupware).
  • Screensharing ist zu vermeiden, wenn gemeinsam etwas erarbeitet werden soll.

Distributed Pair Programming

Nutzung von verteilten Bearbeitungs-Tools anstelle von Screensharing, denn Screensharing führt zu

  • Disengagement bzw. mentales Entfernen von Team und Projekt.
  • Erschwerte Rollenwechsel (Driver/Observer).
  • Ineffizienz beim Einbringen von Gedanken und Interaktionen, weil es umständlich erscheint einen Beitrag einzubringen.

 

Lifehacks zur virtuellen Zusammenarbeit

Auf Routine achten Auch im Homeoffice Home und Office trennen. Um dir die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern, kannst du folgende Tricks anwenden:

  • Wähle einen festen Ort als Arbeitsplatz.
  • Wähle deine Kleidung bewusst zur Trennung zwischen Arbeit und Zuhause
  • Halte dich an definierte Uhrzeiten für fokussierte Arbeit und bewusstes nicht Arbeiten.
  • Halte deine Pausen ein.

Kommunikationsinformationen sind bekannt Telefonnummern von Kollegen, Kunden und Partner sind greifbar, Kommunikationswege bekannt.

Bookmarks pflegen Es ist empfehlenswert seine Bookmarks zu pflegen und zu synchronisieren, damit bei Bedarf an verschiedenen Rechnern gearbeitet werden kann.

Der “Remote-Knigge”

  • Bitte beginnt Meetings 2 Minuten vor der geplanten Zeit.
  • Um kein “Backdrop” zu erzeugen, stellt euer Mikrofon auf lautlos, wenn ihr nicht redet. Tippen oder andere Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend für andere Teilnehmer.
  • Auch aus Respekt den anderen Meeting-Teilnehmern gegenüber sollten alle bei der Sache sein und nicht nebenbei an etwas arbeiten. Dies führt zu mentaler Entkopplung.
  • Achtet auf Etikette: Mitteilen, wer noch im Raum ist.
  • Bei der Nutzung von zwei Monitoren, verwendet bitte den, der einen direkten Blick in die Webcam bietet.

Unsere Empfehlung für Kollaborations-Tools

Europace nutzt zahlreiche Werkzeuge für verteiltes Arbeiten. Darunter nachfolgende Produkte:

  • Office365 mit u.a. Microsoft Teams zur konzernweiten Kommunikation
  • Slack zur firmeninternen Kommunikation
  • Slack zur Zusammenarbeit mit Partnern
  • Google Suite zur Zusammenarbeit an Dokumenten, Präsentationen und Tabellen
  • Webex, sowie partiell Google Meet, Slack Calls, Whatsapp, Facetime und Skype zur Telekommunikation
  • Verteilter realt-time Editor für Eclipse und IntelliJ: Saros (https://www.saros-project.org/)

 

Frohes Schaffen!